Przydatne triki w Excelu, które usprawnią Twoją pracę

Są w Excelu rzeczy, o których mało kto wie, a które oszczędzają kilka minut przy każdym raporcie. Nie trzeba do nich makr ani dodatków, wszystko jest w programie od lat, tylko schowane w miejscach, do których rzadko się zagląda. Te triki w Excelu zebrałem z pracy na co dzień.

Jest ich pięć: własny skrót klawiszowy do dowolnego polecenia, arkusz ukryty tak, że nie widać go w menu odkrywania, porównanie kolumn jednym kliknięciem, schowek, który pamięta 24 pozycje, i dwa nagłówki w jednej komórce. Każdy opisuję krok po kroku, a na dole jest plik z przykładami do przećwiczenia.

Najwięcej czasu oszczędza trzeci trik. Sprawdzenie, czy kwoty z faktury, wyciągu i zestawienia się zgadzają, zajmuje z nim sekundę zamiast kwadransa przeglądania wierszy.

W tym poradniku:

1. Własny skrót klawiszowy do dowolnego polecenia
2. Arkusz ukryty tak, że nie widać go w menu
3. Różnice w wierszach jednym skrótem
4. Schowek, który pamięta 24 pozycje
5. Dwa nagłówki w jednej komórce
6. Plik z przykładami i kolejne triki

1. Własny skrót klawiszowy do dowolnego polecenia

Excel nie pozwala przypisać własnego skrótu do polecenia ze wstążki tak, jak robi się to w Wordzie. Da się to jednak obejść przez pasek narzędzi Szybki dostęp, czyli rząd małych ikon nad wstążką albo pod nią. Każde polecenie, które tam położysz, dostaje numer, a numer działa razem z klawiszem Alt.

1. Znajdź na wstążce polecenie, którego używasz najczęściej, na przykład Sortuj od A do Z na karcie Dane.
2. Kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp.
3. Naciśnij i puść Alt. Nad ikonami paska pojawią się cyfry.
4. Od teraz Alt + cyfra uruchamia to polecenie, bez sięgania po mysz.

W filmie sortowanie od A do Z siedzi pod Alt + 5, a od Z do A pod Alt + 6, bo pierwsze cztery miejsca zajmowały już inne ikony. Kolejność ustawisz w opcjach paska (strzałka na jego końcu, Więcej poleceń), więc najważniejsze polecenia warto przesunąć na początek. Pierwsze dziewięć dostaje pojedynczą cyfrę, dalsze już dwa znaki.

Ten sam mechanizm działa na całej wstążce. Po naciśnięciu Alt nad każdą kartą pojawia się litera, a po jej wybraniu kolejne litery nad poleceniami. Tak dochodzi się z klawiatury do poleceń, które nie mają własnego skrótu, na przykład do scalania komórek.

2. Arkusz ukryty tak, że nie widać go w menu

Zwykłe ukrycie arkusza (prawy przycisk na karcie arkusza, Ukryj) łatwo cofnąć: wystarczy kliknąć dowolną kartę prawym przyciskiem i wybrać Odkryj, a Excel pokaże listę ukrytych arkuszy. Jest jednak drugi stopień ukrycia, przy którym arkusz na tej liście się nie pojawia.

1. Naciśnij Alt + F11. Otworzy się edytor Visual Basic.
2. Po lewej, w oknie projektu, kliknij arkusz, który chcesz schować.
3. Jeśli pod spodem nie widać okna właściwości, naciśnij F4.
4. We właściwości Visible wybierz 2 - xlSheetVeryHidden i zamknij edytor.

Arkusz znika i nie ma go w oknie Odkryj. Nie trzeba pisać żadnego makra, więc plik możesz zapisać jako zwykły .xlsx i ukrycie zostanie. Żeby arkusz wrócił, ustaw w tym samym miejscu -1 - xlSheetVisible.

To jest ukrycie, nie zabezpieczenie. Każdy, kto zna ten trik, otworzy edytor i zmieni jedno ustawienie. Do schowania pomocniczych tabel i list przed przypadkowym zepsuciem wystarcza w zupełności. Jeśli dane mają być naprawdę chronione, zabezpiecz strukturę skoroszytu hasłem (karta Recenzja, Chroń skoroszyt), a najlepiej nie wysyłaj ich w pliku wcale.

3. Różnice w wierszach jednym skrótem

Masz trzy kolumny z tymi samymi kwotami: z faktury, z rachunku bankowego i z zestawienia. Gdzieś jedna liczba się nie zgadza. Zamiast porównywać wiersz po wierszu albo pisać formułę, poproś Excela, żeby sam zaznaczył komórki, które odbiegają od reszty wiersza.

1. Zaznacz kolumny z kwotami, zaczynając od kolumny, która jest wzorcem (tu: faktura).
2. Naciśnij F5 (okno Przechodzenie do) i kliknij Specjalnie.
3. Wybierz Różnice w wierszach i zatwierdź.
4. Zaznaczone zostaną tylko komórki inne niż wzorzec. Od razu nadaj im kolor wypełnienia, żeby nie zgubić zaznaczenia przy następnym kliknięciu.

Szybsza droga to skrót Ctrl + \ zaraz po zaznaczeniu kolumn. W pliku do pobrania różnica jest w zamówieniu 4: faktura i zestawienie mają 764, a rachunek bankowy 766. Excel zaznacza tylko tę jedną komórkę.

Wzorcem jest zawsze kolumna, w której stoi komórka aktywna, czyli ta biała w zaznaczonym obszarze. Jeśli zaznaczasz od prawej do lewej, wzorcem staje się ostatnia kolumna i wynik wygląda inaczej. Jest też odpowiednik dla układu poziomego: Różnice w kolumnach, gdy porównywane wartości stoją jedna pod drugą.

4. Schowek, który pamięta 24 pozycje

Zwykłe Ctrl + C pamięta jedną rzecz. Kiedy zbierasz dane z kilku miejsc, na przykład kilka zakresów z różnych arkuszy do jednego raportu, krążysz w tę i z powrotem. Schowek pakietu Office zbiera do 24 skopiowanych pozycji i pozwala wkleić każdą z nich w dowolnej kolejności.

1. Na karcie Narzędzia główne kliknij małą strzałkę w rogu grupy Schowek. Po lewej otworzy się panel.
2. Kopiuj po kolei wszystko, czego potrzebujesz. Każda pozycja pojawia się w panelu, najnowsza na górze.
3. Kliknij komórkę docelową, a potem pozycję w panelu. Wklei się dokładnie ona.
4. Przycisk Wklej wszystko wstawia całą zawartość panelu naraz, pozycja pod pozycją.

Panel działa we wszystkich programach Office jednocześnie, więc tak samo zbierzesz fragmenty z Worda albo z Outlooka i wkleisz je w Excelu. W opcjach na dole panelu można włączyć otwieranie go podwójnym Ctrl + C.

5. Dwa nagłówki w jednej komórce

W rogu tabeli, gdzie spotykają się opisy wierszy i kolumn, przydaje się komórka przecięta ukośną linią: u góry z prawej opis kolumn, na dole z lewej opis wierszy. Excel nie ma na to osobnego polecenia, ale da się to złożyć z dwóch prostych rzeczy.

1. Wpisz pierwszy nagłówek (ten, który ma stać u góry z prawej), na przykład „kwota brutto”, poprzedzony kilkoma spacjami.
2. Naciśnij Alt + Enter. Kursor przejdzie do nowego wiersza w tej samej komórce.
3. Wpisz drugi nagłówek, „numer zamówienia”, i zatwierdź Enterem.
4. Otwórz formatowanie komórki (Ctrl + 1), na karcie Obramowanie wybierz ukośną linię od lewego górnego rogu.

Spacjami przed pierwszym nagłówkiem dosuwasz go do prawej, tak żeby linia przechodziła między napisami. Działa to także w nagłówku tabeli Excela (wstawionej przez Ctrl + T), co widać w trzecim arkuszu pliku.

Plik z przykładami i kolejne triki

W pliku do pobrania są dane do trzech trików: lista faktur do sortowania własnym skrótem, arkusz z „sekretnymi informacjami” do ukrycia oraz tabela z kwotami z faktury, rachunku i zestawienia, w której jedna kwota się nie zgadza. Nagłówek tej tabeli to gotowy przykład dwóch nagłówków w jednej komórce.

Jeśli szukasz kolejnych sposobów na szybszą pracę, zajrzyj do zestawienia skrótów klawiszowych w Excelu. Listę wartości do wyboru w komórce opisuje poradnik o liście rozwijanej, a wyświetlanie kwot w tysiącach bez zmiany samych liczb poradnik o niestandardowym formatowaniu komórek.

Pracuj w Excelu szybciej, a nie dłużej

✓Skróty klawiaturowe przy poruszaniu się i zaznaczaniu danych

✓Sortowanie, filtrowanie i tabele, które same się rozszerzają

✓Formuły, formatowanie warunkowe i wykresy krok po kroku

✓Ćwiczenia z rozwiązaniami: 52

Zobacz program kursu