Lista rozwijana w Excelu - jak ją zrobić, edytować i usunąć
W kolumnie Region jedna osoba wpisze „północny”, druga „Północny”, trzecia „płn.”. Dla Ciebie to ten sam region, dla Excela trzy różne wartości: filtr pokazuje trzy pozycje, tabela przestawna liczy trzy grupy, a WYSZUKAJ.PIONOWO (VLOOKUP) zwraca błąd przy połowie wierszy.
Lista rozwijana w Excelu zamyka ten problem: zamiast wpisywać, wybierasz z gotowego zestawu. W tym poradniku przechodzimy je po kolei - lista z zakresu komórek, z wartości wpisanych ręcznie, z nazwanego obszaru i taka, która sama rośnie o nowe pozycje. Potem kopiowanie, edycja i usuwanie listy, skrót, który robi listę bez żadnych ustawień, i pole kombi do dashboardów. Każdy krok na tej samej tabeli, ze zrzutem z Excela.
Jedna rzecz tłumaczy większość późniejszych pytań: lista rozwijana nie jest osobnym obiektem na arkuszu. To reguła poprawności danych przypisana do komórki. Dlatego kopiuje się ją przez Wklej specjalnie, a nie zwykłym wklejeniem, i usuwa przyciskiem Wyczyść wszystko, a nie klawiszem Delete.
💡 Lista rozwijana to pierwszy krok do arkusza, w którym nikt nic nie psuje
Kurs Excel Podstawowy: 40 lekcji wideo i ćwiczenia do każdego działu. Listy rozwijane, WYSZUKAJ.PIONOWO i tabele w jednym miejscu.
W dalszej części poradnika:
- Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu
- Opcje listy rozwijanej: inne wartości, kopiowanie, edycja
- Szybka lista rozwijana bez reguł poprawności danych
- Lista rozwijana jako pole kombi, niezwiązane z komórką
- Podsumowanie - kiedy używać której listy rozwijanej
Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu
Listę wyboru wpisaną w komórkę robi się regułą poprawności danych. Cała droga to cztery kroki:
1. Zaznacz komórkę, w której ma pojawić się lista.
2. Przejdź do karty Dane i wybierz Sprawdzanie poprawności danych.
3. W oknie, które się pojawi, wybierz kryterium poprawności Lista.
4. W oknie pojawi się pole Źródło. To w nim wpisujesz, co ma się znaleźć na liście: wartości wpisane ręcznie, zakres komórek, tabelę albo nazwany obszar. Każdy z tych sposobów opisuję niżej osobno.
Lista rozwijana jest po to, żeby dane dało się potem policzyć
✓Lekcja o WYSZUKAJ.PIONOWO i tworzeniu listy rozwijanej
✓Tabele Excela, sortowanie, filtrowanie i fragmentatory
✓Odwołania bezwzględne i JEŻELI.BŁĄD, czyli formuły, które nie puszczają
✓40 lekcji wideo · ćwiczeń z rozwiązaniami: 52 · gwarancja zwrotu 30 dni
Lista rozwijana z zakresu komórek
Najprościej wskazać komórki, w których te wartości już są. W przykładzie to zakres I2:I5. Wartości muszą stać w jednej kolumnie, jedna pod drugą.
Po zatwierdzeniu kryterium poprawności danych dla danej komórki będziemy mogli wybrać wartość z listy rozwijanej.
Lista rozwijana z wartości wpisanych ręcznie
Zamiast odwołania do komórek arkusza, możemy ręcznie wpisać dane, które mają wyświetlić się na liście rozwijanej oddzielając wartości średnikiem „;”. Dla naszego przykładu będzie to wyglądało tak
Lista wyboru z nazwanego obszaru danych
Aby utworzyć listę wyboru możemy posłużyć się nazwanym obszarem danych. Najpierw musimy zaznaczyć dane dla których chcemy nadać nazwę. Zaznaczamy zakres I2:I5 a następnie w polu nazwy wpisujemy nazwę np. ObszarRegion.
Teraz wystarczy, że w Źródle reguły poprawności danych wpiszemy po znaku równości nazwę obszaru. Dla naszego przykładu będzie to wyglądało jak poniżej
TIP:
Jeśli nie pamiętasz nazwy obszaru, naciśnij F3. Excel pokaże okno ze wszystkimi nazwami obszarów w tym skoroszycie.
Dynamiczna lista rozwijana, która sama rośnie o nowe dane
Jeśli lista ma sama przyjmować nowe pozycje, na przykład dopisany region centralny, zamień zakres ze źródłem na tabelę Excela skrótem Ctrl + T.
W polu Źródło reguł poprawności zaznaczamy ponownie zakres tabeli I2:I5.
Teraz po wpisaniu nowej pozycji w tabeli tj. region centralny będzie się on pojawiał na liście wyboru.
Opcje listy rozwijanej: inne wartości, kopiowanie, edycja
Do tej pory omawialiśmy jak utworzyć listę rozwijaną, teraz zajmijmy się edycją, kopiowaniem, usuwaniem i opcją wyboru danych jakie mogą być wpisywane w komórce, która w której jest lista rozwijana np. co w przypadku gdy wpiszę inną wartość niż jest na liście.
Czy w komórce z listą rozwijaną można wpisać inną wartość
Domyślnie nie da się wpisać wartości spoza listy. Można to zmienić: w oknie Sprawdzanie poprawności danych przejdź do zakładki Alert o błędzie.
W polu styl możemy wybrać:
- Stop - oznacza, że nie możemy wpisać innej wartości w komórce (domyślnie)
- Ostrzeżenie - oznacza, że możemy wpisać inną wartość po zatwierdzeniu jej w oknie, które pojawi się na ekranie po wpisaniu innej wartości
- Informacje - oznacza, że możemy wpisać inną wartość. Excel wyświetli nam wtedy na ekranie komunikat informacyjny.
We wskazanym miejscu możemy też zmienić tytułu i treść, która wyświetli się w oknie po wpisaniu wartości innej niż na liście wyboru.
Jak skopiować listę rozwijaną do innych komórek
Aby przekopiować listę do innych komórek:
1. Kopiujemy komórkę zawierającą listę rozwijaną
2. Zaznaczamy komórkę i zakres gdzie chcemy wkleić listę a następnie wybieramy polecenie Wklej specjalnie, które znajduje się na karcie Narzędzia główne
3. W nowym oknie zaznaczamy aby wkleić Sprawdzenie poprawności
Po kliknięciu ok, lista wyboru zostanie przekopiowana do zaznaczonych komórek.
Jak edytować listę rozwijaną w Excelu
Zaznacz komórkę z listą i wejdź w Dane > Sprawdzanie poprawności danych. W polu Źródło poprawiasz zakres albo wpisane wartości i zatwierdzasz.
Jedna pułapka: jeśli ta sama lista stoi w kilkudziesięciu komórkach, a Ty zaznaczysz tylko jedną, poprawisz tylko ją. W oknie jest na to pole „Zastosuj te zmiany do wszystkich innych komórek z tymi samymi ustawieniami” - zaznacz je albo od razu zaznacz cały zakres przed otwarciem okna.
Jak usunąć listę rozwijaną w Excelu
Zaznacz komórkę albo cały zakres, wejdź w Dane > Sprawdzanie poprawności danych i naciśnij Wyczyść wszystko. Drugi sposób to zmiana kryterium z Lista na Dowolna wartość; efekt jest ten sam.
Dwie rzeczy, o które łatwo się potknąć. Wartość wybrana wcześniej z listy zostaje w komórce - usuwasz regułę, nie zawartość, więc treść trzeba wyczyścić osobno. A jeśli nie wiesz, w których komórkach arkusza siedzą listy, użyj Narzędzia główne > Znajdź i zaznacz > Przejdź do - specjalnie > Sprawdzanie poprawności danych. Excel zaznaczy je wszystkie naraz.
Szybka lista rozwijana bez reguł poprawności danych
Jest jeszcze lista, której nie trzeba nigdzie ustawiać. Robi ją skrót Alt + strzałka w dół i sam używam go najczęściej.
Warunek jest jeden: musisz stać w komórce bezpośrednio pod zakresem z danymi. W przykładzie to komórka B12, tuż pod kolumną z imionami.
Taka lista zawiera unikatowe wartości z komórek znajdujących się powyżej listy wyboru zgodnie z kolejnością alfabetyczną od A do Z.
TIP:
Ten sam skrót rozwija też listę filtra w nagłówku tabeli.
Zobacz też poradnik o przydatnych skrótach klawiszowych w Excelu
Lista rozwijana jako pole kombi, niezwiązane z komórką
Ostatni sposób przyda się przy dashboardach: lista, która nie siedzi w komórce, tylko leży na arkuszu jak przycisk i da się ją przesunąć w dowolne miejsce.
Aby wykonać taką listę rozwijaną musimy najpierw włączyć kartę Deweloper w pasku narzędzi Excela (domyślnie ta karta w Excelu jest ukryta) w tym celu przejdź do okna Opcji programu Excel (Plik -> Opcje) wybierz Dostosowanie wstążki i zaznacz pozycję Deweloper.
Po zatwierdzeniu w pasku narzędzi Excel pojawi się nowa karta. Wybieramy z niej polecenie Wstaw > Pole kombi (druga ikonka od góry).
Zaznacz na arkuszu miejsce i wielkość pola. Żeby wskazać wartości, kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz Formatuj formant.
W oknie wypełniasz dwa pola. Zakres wejściowy to pozycje, które mają być na liście, w przykładzie I2:I5 z nazwami regionów. Łącze komórki to komórka, w której Excel zapisze numer wybranej pozycji, tutaj M1.
Lista jest gotowa i ma cztery pozycje. W komórce M1 pojawiła się liczba 3, bo wybrany „zachodni” jest trzeci na liście.
Pole kombi zwraca numer, a nie nazwę. Żeby zamienić tę liczbę na dane, sięgasz po INDEKS (INDEX) albo WYSZUKAJ.PIONOWO z odwołaniem do M1 - i to one przeliczają cały dashboard po każdej zmianie wyboru.
Podsumowanie - kiedy używać której listy rozwijanej
Sposobów jest kilka, a wybór zależy od tego, do czego lista ma służyć. Lista z reguły poprawności danych jest domyślnym wyborem wszędzie tam, gdzie w pliku pracuje więcej niż jedna osoba: pilnuje, żeby w kolumnie były tylko przewidziane wartości.
Najszybszy jest skrót Alt + strzałka w dół, ale on niczego nie pilnuje: w takiej komórce nadal wpiszesz, co chcesz.
Pole kombi wymaga najwięcej klikania, za to jako jedyne nie jest przywiązane do komórki, więc nadaje się do dashboardów.
🚀 Następny poziom
Zobacz kurs
Lista wybiera wartość. Formuła musi zrobić z niej wynik
✓Reguły poprawności danych w formularzu zamówienia, od pierwszej do ostatniej komórki
✓Tworzenie i obliczenia na obszarach danych, czyli nazwy zamiast adresów
✓INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ - zamiana wyboru z listy na dane z tabeli
✓40 lekcji i 17 zadań z rozwiązaniami · gwarancja zwrotu 30 dni
🛡 Gwarancja zwrotu 30 dni · ⚡ Dostęp natychmiastowy
Pobierz plik ćwiczeniowy
Plik jest Twój bez zapisywania się na cokolwiek. Jeśli chcesz przejść Excela po kolei, zacznij od darmowego kursu.
