Co to jest Power Query i jak może usprawnić Twoją pracę z danymi?
Power Query to narzędzie do pracy z danymi za pomocą którego możemy w łatwy sposób importować, przekształcać a następnie analizować dane z różnych źródeł, takich jak bazy danych, pliki tekstowe, foldery czy nawet strony internetowe. Power Query jest darmowym dodatkiem do Excela a także jest dostępny w innych produktach firmy Microsoft tj. Power BI.
W dalszej części poradnika:
Jak wygląda Power Query?
Wygląd edytora Power Query przedstawiony został poniżej a składa się on z:
- paska zawierającego polecenia na czterech głównych kartach tj. narzędzia główne, przekształć, dodaj kolumnę i widok,
- po lewej stronie znajduje się pasek zapytań,
- w środkowej części widoczne są dane,
- po prawej stronie znajduje się okno ustawień zapytania z nazwą zapytania i krokami przekształceń oraz połączeń danych.
Jak działa Power Query?
Praca z danymi w edytorze Power Query przebiega w 3 etapach:
1. Pobieranie danych – należy wybrać źródło danych. Może to być plik Excel, tekstowy, folder z wieloma plikami czy też inna baza danych a nawet strona internetowa. Takie dane importowane są już bezpośrednio do edytora Power Query.
2. Przekształcanie i łączenie danych – po uruchomieniu edytora Power Query mamy możliwość wykonania szeregu przekształceń, połączeń i tworzenia nowych kolumn z danymi. Warto tutaj zwrócić uwagę na wybranie poleceń z odpowiedniej zakładki:
- Przekształć – do modyfikacji danych w istniejących komórkach.
- Dodaj kolumnę – do tworzenia nowej kolumny z danymi.
Po wybraniu polecenia z niewłaściwej zakładki otrzymamy niezamierzony efekt lub błąd.
3. Ładowanie danych do Excela – po zakończeniu przekształceń i doprowadzeniu danych do stanu, który nam odpowiada możemy załadować dane do Excela.
Następnie już w samym Excelu wybieramy gdzie i w jakiej formie załadować te dane. Możemy załadować je w formie tabeli lub np. samego połączenia wtedy dane będą w „pamięci Excela” i możemy się z nimi łączyć np. za pomocą tabeli przestawnej.
Dlaczego warto używać Power Query? Wady i zalety
Przy stosowaniu Power Query zauważam bardzo dużo korzyści i możliwości programu. Poniżej przedstawiam moim zdaniem 4 najważniejsze zalety edytora Power Query:
- odświeżanie danych – po pobraniu, przekształceniu i załadowaniu danych do Excela jednym kliknięciem mogę otrzymać zaktualizowane dane poprzez wybranie polecenia Odśwież w Excelu.
- intuicyjne wykonywanie przekształceń (jednym kliknięciem) – większość najczęściej używanych poleceń, za pomocą których przekształcam dane znajduje się w górnym pasku poleceń. Nie trzeba pamiętać nazw poleceń,
- możliwość pracy na dużych zbiorach danych – jeden arkusz w Excelu ma limit 1 048 576 wierszy. W Edytorze Power Query możemy działać na dużo większych zbiorach danych niż w Excelu,
- łączenie się z wieloma źródłami danych – do dyspozycji mamy możliwość łączenia się i odczytywania danych z pojedynczych plików tj. xls, csv, txt ale również z całymi folderami gdzie możemy połączyć ze sobą dane z kilku plików a nawet pobierania danych ze zdjęć czy pdf-ów.
Pomimo wielu zalet Power Query ma również wady są nimi:
- problemy przy sortowaniu polskich liter – stosując sortowanie w Power Query słowa z polskimi znakami zostaną umieszczone na końcu zestawu danych,
- wrażliwość na typy danych – Excel potrafi w dobry sposób odczytywać i automatycznie nadawać różne typy danych np. tekst, data, liczba, natomiast w edytorze Power Query musimy nadać dla danych odpowiedni typ, w przeciwnym wypadku program zwróci nam błąd,
- wrażliwość na lokalizację pliku źródłowego – przenosząc plik do innej lokalizacji musimy pamiętać o zmianie ścieżki do pliku. Ścieżka do plików i danych nie aktualizuje się automatycznie.
Czym różni się Power Query od Excela
Power Query jest dodatkiem do Excela i nie można w nim pracować bez uruchomienia Excela.
W Excelu pracujemy na danych bieżących czyli tych które zostały wpisane do komórek arkusza. A co jeśli te dane zmieniają się codziennie lub nawet co kilka minut? W takich sytuacjach najlepiej stosować właśnie Power Query.
W Power Query nie musimy znać nazw funkcji – przekształcenia i łączenie plików wykonujemy intuicyjnie za pomocą dużej ilości poleceń widocznych pasku interfejsu programu.
Power Query potrafi automatyzować procesy – do tego musimy skonfigurować kroki postępowania. Kroki postępowania możemy szybko modyfikować dla różnych zapytań.
Czy Power Query jest darmowe?
Tak, Power Query jest darmowym dodatkiem do Excela. W kolejnym dziale omówię jak go uruchomić w Excelu.
Edytor Power Query w dużej mierze stosowany jest również darmowym programie Microsoftu Power Bi. Tutaj zobacz czym jest Power Bi znajdziesz tam też link do pobrania programu.
Gdzie znaleźć Power Query w Excelu?
Jeśli korzystasz z nowszych wersji programu tj. Excel 2016, 2019, 2021 lub Excel 365 dodatek do Excela znajdziesz bezpośrednio w Excelu na karcie Dane. Przy czym układ i wygląd ikon będzie inny w wersji Excel 2016 i 2019.
Uwaga:
- Power Query działa tylko w wersji desktopowej Excela
- Power Query nie działa w Excelu 2016 i 2019 dla komputerów typu Mac.
Jeśli korzystasz ze starszej wersji Excela 2010 lub 2013, dodatek Power Query musisz pobrać ze strony Microsoftu pod tym linkiem: Power Quert Excel 2010 – 2013
Po zainstalowaniu dodatku do Excela, Power Query pojawi się on jako nowa karta w pasku menu.
Od ponad 10 lat uczę Excela w sposób który ma sens — bez zbędnej teorii, tylko praktyczne przykłady z codziennej pracy biurowej. Ukończyło moje kursy ponad 6 000 kursantów. Jeśli chcesz nauczyć się Excela sprawnie i bez stresu — jesteś w dobrym miejscu.
Zobacz wszystkie kursy Excel →Te poradniki mogą Cię też zainteresować
