Zamiana PDF na Excel - sposób dla każdej wersji Excela

Cennik od dostawcy, wyciąg z banku, zestawienie z systemu - wszystko w PDF, a Ty potrzebujesz tych liczb w Excelu. Przepisywanie ręcznie kończy się literówkami, a kopiowanie z PDF-a często skleja kolumny w jedną. Zamiana PDF na Excel da się zrobić porządnie, a sposób zależy od tego, jaką wersję Excela masz.

Poradnik jest podzielony według wersji Excela. Na początku tabela, z której od razu odczytasz swój sposób. Potem kolejno: import z PDF w Excelu 365, 2021 i 2024 (także tabeli rozłożonej na kilka stron), droga przez Worda i Power Query w Excelu 2016 i 2019, możliwości w Excelu 2010 i 2013 oraz kopiowanie tabeli, które działa w każdej wersji. Na końcu wstawianie samego pliku PDF do arkusza.

Najwięcej daje połączenie z plikiem źródłowym, możliwe od Excela 2016. Gotowa tabela zostaje powiązana z PDF-em albo plikiem pośrednim, więc kiedy przyjdzie nowy cennik, nie robisz niczego od nowa: podmieniasz plik i odświeżasz.

W tym poradniku:

1. Który sposób wybrać
2. Excel 365, 2021 i 2024: import z pliku PDF
3. Excel 2016 i 2019: PDF przez Worda i Power Query
4. Excel 2010 i 2013: Word i kopiowanie
5. W każdej wersji: kopiowanie tabeli z PDF do Excela
6. Jak wstawić plik PDF do Excela jako załącznik
7. Podsumowanie

Który sposób wybrać

Wersję Excela sprawdzisz w Plik > Konto, w sekcji z informacjami o produkcie.

Excel 365, 2021 i 2024: import z pliku PDF

Wybierz Dane > Pobierz dane > Z pliku > Z pliku PDF i wskaż plik. Power Query przeczyta go i w oknie Nawigator pokaże dwa rodzaje elementów: tabele (Table001, Table002…), które rozpoznał sam, oraz całe strony (Page001…). Zaznacz potrzebne tabele i kliknij Załaduj albo Przekształć dane, jeśli trzeba je jeszcze uporządkować.

Jeśli tabela ciągnie się przez kilka stron PDF-a, Power Query często widzi ją jako kilka osobnych tabel. Jak skleić je z powrotem w jedną, pokazuję zaraz niżej.

Tabela na kilku stronach PDF

Długi cennik albo zestawienie ofert w PDF-ie zwykle ciągnie się przez kilka stron. Power Query widzi wtedy na każdej stronie osobną tabelę: Table001, Table002 i tak dalej. Są dwa sposoby, żeby złożyć je z powrotem w jedną.

Sposób 1. Kilka tabel i dołączanie

W oknie Nawigator zaznacz Wybierz wiele elementów, potem wszystkie tabele z kolejnych stron i kliknij Przekształć dane. W edytorze Power Query wybierz Narzędzia główne > Dołącz zapytania jako nowe i wskaż wszystkie tabele. Działa, ale każda strona zostaje osobnym zapytaniem. Przy dziesięciu stronach masz jedenaście zapytań, a gdy w nowej wersji pliku przybędzie strona, trzeba ją dodać ręcznie.

Sposób 2. Cały plik w jednym zapytaniu

1. W Nawigatorze kliknij nie pojedynczą tabelę, tylko nazwę pliku PDF na samej górze listy (ikona folderu), i wybierz Przekształć dane.
2. Zobaczysz listę wszystkiego, co Power Query znalazł w pliku, z kolumnami Id, Name, Kind i Data.
3. W kolumnie Kind zostaw tylko Table, a w kolumnie Name odfiltruj tabele, których nie potrzebujesz.
4. Rozwiń kolumnę Data przyciskiem z dwiema strzałkami w nagłówku. Wszystkie tabele ułożą się jedna pod drugą.
5. Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków i odfiltruj powtórzone wiersze nagłówka, które przyszły z kolejnych stron.

To jedno zapytanie zamiast kilkunastu. Gdy dostaniesz nowy plik z inną liczbą stron, wystarczy go podmienić i odświeżyć, a nowe strony dołączą się same. W pliku do tej części (archiwum z PDF-em cennika i skoroszytem) jest zestawienie ofert sprzętu rozłożone na kilka stron.

Excel 2016 i 2019: PDF przez Worda i Power Query

Te wersje nie mają importu z PDF, ale mają Power Query i potrafią wczytać stronę internetową, czyli plik HTML. Pośrednikiem jest Word, który od wersji 2013 otwiera pliki PDF. Droga jest dłuższa niż w Excelu 365, ale robisz ją raz, a przy następnym pliku tylko odświeżasz.

Przykład: cennik kuriera w PDF

Zadanie: z cennika firmy kurierskiej, który ma 17 stron i wiele tabel, wyciągnąć tylko dwie - cennik paczek w usłudze Kurier standard i cennik usług paletowych - i połączyć je w jedną tabelę cenową w Power Query.

A tak wygląda efekt: jedna tabela w Excelu z wagą, ceną i rodzajem usługi. Kiedy w PDF-ie zmienią się ceny, wystarczy ją odświeżyć.

Krok 1. Zamiana PDF na HTML w Wordzie

Pierwszy krok robisz w Wordzie, nie w Excelu.

Kliknij plik PDF prawym przyciskiem myszy, wybierz Otwórz za pomocą > Wybierz inną aplikację, wskaż Word i zatwierdź. Word zapyta, czy przekonwertować plik do edytowalnej postaci - potwierdź.

Teraz zapisz dokument jako stronę internetową: Plik > Zapisz jako, a w polu typu pliku wybierz Strona sieci Web.

Word nie zawsze odtwarza złożone tabele wiernie. Scalone komórki i tabele bez obramowań potrafią się rozjechać, dlatego w kolejnym kroku przed załadowaniem obejrzyj tabelę w podglądzie.

Krok 2. Wczytanie pliku HTML do Power Query

W Excelu 2016 i 2019 Power Query jest wbudowany, na karcie Dane w grupie Pobieranie i przekształcanie danych. O Excelu 2010 i 2013 piszę w następnym dziale.

Wybierz Dane > Pobierz dane > Z pliku > Ze skoroszytu.

Okno wyboru pliku pokazuje domyślnie tylko pliki Excela. Zmień filtr w prawym dolnym rogu na Wszystkie pliki, zaznacz zapisany plik .htm i kliknij Importuj.

W oknie Nawigator zobaczysz listę wszystkich tabel z pliku. Część ma nazwy wzięte z dokumentu, część tylko numery (Table 0, Table 1…). Żeby znaleźć właściwą, kliknij zakładkę Widok sieci Web (na zrzucie 1) i zobacz dokument tak, jak wyglądał. Do wczytania kilku tabel naraz zaznacz Wybierz wiele elementów (2).

W przykładzie zaznaczam „Table 1” (cennik paczek) i „Usługa paletowa”, a potem klikam Przekształć dane.

Krok 3. Połączenie dwóch tabel w jedną

W edytorze są teraz dwa zapytania: „Table 1” z cennikiem paczek i „Usługa paletowa”.

Dołączanie tabel w Power Query łączy kolumny po nazwach nagłówków. Tu nagłówki się różnią: „Waga Paczki*” w jednej tabeli i „Waga Palety*” w drugiej, więc po połączeniu dostalibyśmy cztery kolumny, w połowie puste.

Najprościej byłoby zmienić nazwy nagłówków ręcznie, podwójnym kliknięciem. Pokażę inny sposób, przydatny przy tabelach z wieloma kolumnami: w obu zapytaniach wybierz Przekształć > Użyj nagłówków jako pierwszego rzędu. Nagłówki zejdą do pierwszego wiersza danych, a kolumny w obu tabelach dostaną te same nazwy: Column1 i Column2.

Teraz Narzędzia główne > Połącz > Dołącz zapytania > Dołącz zapytania jako nowe. W oknie wybierz obie tabele.

Powstaje trzecie zapytanie, „Dołączanie1”, z obiema tabelami jedna pod drugą. Widać w nim stare nagłówki jako zwykłe wiersze, do usunięcia za chwilę.

Żeby było wiadomo, który wiersz dotyczy paczek, a który palet, dodaję kolumnę z rodzajem usługi. W zapytaniu „Table 1” wybieram Dodaj kolumnę > Kolumna niestandardowa i jako formułę wpisuję tekst w cudzysłowie:

= "paczki"

To samo w zapytaniu „Usługa paletowa”, z tekstem „paleta”.

Nowa kolumna pojawi się też w zapytaniu „Dołączanie1”, bez dodawania jej tam drugi raz. Dołączanie jako nowe nie kopiuje tabel, tylko się do nich odwołuje, więc każda zmiana w zapytaniu źródłowym trafia do połączonego.

W „Dołączanie1” usuwam jeszcze stare nagłówki: odznaczam „Waga Paczki*” i „Waga Palety*” na liście filtru w kolumnie Column1.

Na koniec zmieniam nazwy kolumn (podwójne kliknięcie nagłówka) na waga, cena i rodzaj, a kolumnie cena nadaję typ Waluta. To ważne: po dołączeniu kolumna z ceną miesza liczby z tekstem starych nagłówków i ma typ dowolny, więc bez zmiany typu Excel nie policzy na niej sumy.

⚡ Power Query

Import z PDF i dołączanie tabel przejdziesz w kursie na plikach z lekcji

✓Import danych z PDF i kopiowanie kodu zapytania do innego zapytania

✓Łączenie danych przez dołączanie i z wielu arkuszy naraz

✓Import z CSV, TXT, stron WWW i całych folderów

✓Lekcje wideo: 26 · zadania z rozwiązaniami: 17

Zobacz program kursu

🛡 Gwarancja zwrotu 30 dni · ⚡ Dostęp natychmiastowy

Krok 4. Załadowanie do Excela i odświeżanie

Gotową tabelę przenosisz do arkusza poleceniem Narzędzia główne > Zamknij i załaduj.

Tabela w Excelu jest połączona z plikiem HTML. Kiedy przyjdzie nowy cennik, zamień go na HTML tak samo jak wcześniej, zapisz pod tą samą nazwą w tym samym miejscu i kliknij Dane > Odśwież wszystko. Wszystkie kroki z Power Query wykonają się jeszcze raz, na nowych cenach.

Excel 2010 i 2013: Word i kopiowanie

W tych wersjach nie ma ani importu z PDF, ani wbudowanego Power Query. Power Query działał w nich jako bezpłatny dodatek, ale Microsoft nie udostępnia go już do pobrania. Jeśli masz go zainstalowanego od dawna (karta Power Query na wstążce), sposób z działu dla Excela 2016 i 2019 zadziała także u Ciebie. Jeśli nie, zostają dwie drogi:

• Excel i Word 2013: otwórz PDF w Wordzie (Word 2013 zamienia go w edytowalny dokument), skopiuj tabelę i wklej do Excela. Kolumny zwykle zostają zachowane. Do drobnych poprawek przyda się wypełnianie błyskawiczne, które jest w Excelu od wersji 2013.
• Excel 2010: Word 2010 nie otwiera PDF-ów. Zostaje kopiowanie prosto z PDF-a i rozdzielenie kolumn poleceniem Dane > Tekst jako kolumny albo otwarcie PDF-a w Dokumentach Google i skopiowanie tabeli stamtąd.

Oba programy nie mają już wsparcia Microsoftu: Office 2010 od października 2020, Office 2013 od kwietnia 2023. Jeśli przenoszenie danych z PDF-ów to dla Ciebie codzienność, nowsza wersja Excela oszczędzi najwięcej czasu.

W każdej wersji: kopiowanie tabeli z PDF do Excela

Kopiowanie tabeli z PDF-a i wklejanie jej do Excela zwykle rozczarowuje: cały wiersz ląduje w jednej komórce, na przykład „1 kg 15,75 zł” zamiast wagi w jednej kolumnie i ceny w drugiej. PDF nie przechowuje tabeli jako tabeli, tylko jako tekst rozstawiony na stronie. Przy jednej małej tabeli da się to szybko naprawić bez Power Query, w każdej wersji Excela.

Wypełnianie błyskawiczne

Wklej skopiowane wiersze do kolumny A. W kolumnie B, obok pierwszego wiersza, wpisz ręcznie samą wagę, „1 kg”, przejdź komórkę niżej i naciśnij Ctrl + E. Excel rozpozna wzór i wypełni całą kolumnę. Wypełnianie błyskawiczne działa od Excela 2013, w Excelu 2010 użyj polecenia Tekst jako kolumny opisanego niżej. Tak samo w kolumnie C wpisz cenę „15,75” i znowu Ctrl + E. Wzór zadziała nawet wtedy, gdy w PDF-ie raz jest „16,80zł” bez spacji, a raz „15,75 zł” ze spacją. Sprawdź tylko, czy ceny są wyrównane do prawej - to znak, że Excel traktuje je jak liczby.

Gdy kolumny w wierszu rozdziela zawsze ten sam znak, na przykład tabulator albo średnik, szybsze bywa Dane > Tekst jako kolumny. Więcej o wypełnianiu błyskawicznym jest w poradniku o skrótach klawiszowych w Excelu.

Word albo Dokumenty Google jako konwerter

Word od wersji 2013 otwiera pliki PDF i zamienia je w edytowalny dokument, a tabele zwykle odtwarza jako tabele. Otwórz PDF w Wordzie, skopiuj tabelę i wklej ją do Excela, a kolumny zostaną zachowane. To samo potrafią Dokumenty Google, gdy otworzysz w nich PDF z Dysku Google. Przy złożonym układzie strony wynik bywa nierówny, dlatego sprawdź sumy po wklejeniu.

Konwertery PDF na Excel w internecie

Darmowe konwertery online też działają, ale mają limity stron, reklamy, a przede wszystkim wysyłasz plik na cudzy serwer. Przy cenniku z internetu to bez znaczenia, przy wyciągu z banku albo liście płac już tak. Dane firmowe lepiej przenosić sposobami opisanymi w tym poradniku, bez wychodzenia poza własny komputer.

Jak wstawić plik PDF do Excela jako załącznik

Czasem nie chodzi o dane z PDF-a, tylko o sam plik: fakturę albo umowę dołączoną do zestawienia. Wtedy wstaw go jako obiekt. Tak jest we wszystkich wersjach Excela dla Windows:

1. Kliknij komórkę, przy której ma się pojawić plik.
2. Wybierz Wstawianie > Tekst > Obiekt, a w oknie kartę Utwórz z pliku.
3. Kliknij Przeglądaj, wskaż PDF i zaznacz Wyświetl jako ikonę.
4. Zatwierdź OK. W arkuszu pojawi się ikona, a dwuklik otworzy plik.

Plik zostaje zapisany w skoroszycie, więc skoroszyt urośnie o jego rozmiar. Jeśli zaznaczysz Połącz z plikiem, Excel zapamięta tylko ścieżkę: skoroszyt zostanie lekki, ale po przeniesieniu PDF-a link przestanie działać. Pamiętaj, że to wstawienie pliku, nie zamiana PDF na Excel. Liczb z takiego obiektu nie policzysz w formułach.

Podsumowanie

Sposób zależy od wersji. W Excelu 365, 2021 i 2024 zamiana PDF na Excel to jedno polecenie: Z pliku PDF. W Excelu 2016 i 2019 droga jest dłuższa, ale robi się ją raz: PDF przez Worda do HTML, HTML do Power Query, przekształcenia, załadowanie. W Excelu 2010 i 2013 zostaje Word 2013 i kopiowanie. Przy metodach z Power Query uważaj na kilka rzeczy:

• Word może zniekształcić tabelę. Sprawdź ją w Widoku sieci Web, zanim ją załadujesz.
• Nazwy tabel w nowym pliku mogą się zmienić. Jeśli w kolejnej wersji cennika przybędzie tabela, „Table 1” może wskazywać inną tabelę niż wcześniej. Po odświeżeniu rzuć okiem na wynik.
• Dołączanie łączy kolumny po nazwach. Różne nagłówki dają puste kolumny zamiast jednej tabeli.
• Po dołączeniu ustaw typ danych. Kolumna z mieszanymi wartościami nie policzy się jako liczby.
• Odświeżanie wymaga tej samej ścieżki. Plik HTML z nowym cennikiem musi mieć tę samą nazwę i leżeć w tym samym folderze.

⚡ Power Query Zaawansowany

Wiele plików PDF naraz i zmiana ścieżki bez edytowania zapytania

✓Import części danych z wielu PDF-ów jednym zapytaniem

✓Automatyczna zmiana ścieżki do źródła danych

✓Parametry i własne funkcje w Power Query

✓Gwarancja zwrotu: 30 dni

Zobacz kurs zaawansowany

🛡 Gwarancja zwrotu 30 dni · ⚡ Dostęp natychmiastowy