Zamiana PDF na Excel w wersjach 2019, 2016, 2013, 2010 Power Query

Sposób na zmianę PDF na Excel najlepiej przedstawić na przykładzie. Naszym zadaniem będzie pobranie dwóch tabel z pliku PDF z cennikami usług kurierskich standard i usług paletowych ,które ze sobą połączymy za pomocą edytora Power Query tworząc jedną zbiorczą tabelę cenową. Poniżej widoczne są dwie tabele z cenami usług:

a poniżej znajduje się efekt – połączona tabela załadowana do Excela. Taką tabelę będę mógł zaktualizować jednym kliknięciem jak tylko zmienią się ceny w pliku pdf. Dodam jeszcze, że w pliku pdf znajduje się 17 stron i wiele tabel, my chcemy pobrać tylko dwie tabele.

Ten sposób przekształcenia będzie obowiązywał we wszystkich wersjach Excela od 2010 wzwyż. W dalszej części poradnika przedstawię jak krok po kroku wykonać zmianę pdf na Excel.

Zobacz również:

• Jak pobrać PDF do Excela bez użycia Power Query
• Jak pobrać tabelę znajdującą się na kilku stronach PDF do Excela 365

1. Zmiana rozszerzenia PDF do html

Zaczniemy od zmiany rozszerzenia z pdf do html. W tym celu otwieramy plik PDF w Wordzie. Klikamy prawym przyciskiem myszy na pliku PDF (ppm) > Otwórz za pomocą > Wybierz inną aplikację i wybieramy Word a następnie klikamy ok.

Word przekonwertował nam plik pdf do pliku tekstowego. Taki plik zapiszemy jako rozszerzenie html. Plik > Zapisz jako z listy rozwijalnej wybieramy „Strona sieci Web”.

2. Załadowanie pliku html do edytora Power Query

Jeśli pracujesz w Excelu 2010 lub 2013 musisz najpierw zainstalować dodatek do Excela Power Query, który znajdziesz do pobrania pod tym linkiem:

https://www.microsoft.com/pl-pl/download/details.aspx?id=39379

Po zainstalowaniu dodatek Power Query widoczny będzie w Excelu na nowej karcie Power Query

Aby sprawdzić jaką masz wersję Excela otwórz program wybierz z menu głównego Plik > Konto w oknie pojawi Ci się informacja o posiadanym Excelu.

Pracując w Excelu w wersji 2016, 2019 edytor Power Query wgrany jest domyślnie do Excela i widoczny jest na wstążce Dane sekcja Pobieranie i przekształcania

Teraz gdy mamy już zainstalowany edytor Power Query możemy załadować nasz plik html do modyfikacji w Power Query.

Wybieramy na karcie Dane > Pobierz dane > Z pliku > Ze Skoroszytu

Następnie w oknie importu zmieniamy na liście rozwijalnej, że chcemy zobaczyć wszystkie pliki

I po wybraniu pliku .html naciskamy na przycisk Importuj

Pojawi nam się okno nawigatora z którego musimy wybrać interesujące nas tabele. W zależności od pliku pdf niektóre tabele są opisane a niektóre nie. Jeśli nie możesz odnaleźć tabeli możesz odszukać ją w podglądzie pliku kliknij zakładkę Widok sieci Web [1]. A gdy potrzebujesz załadować kilka tabel tak jak w naszym przykładzie zaznacz Wybierz wiele elementów [2]

Zaznaczamy tabele o nazwach „Tabele 1” i „Usługa paletowa” i naciskamy na przycisk Przekształć dane.

3. Połączenie dwóch tabel w jedną w Power Query

Po załadowaniu danych do Edytora Power Query pojawią nam się dwa zapytania o nazwach „Tabele 1” – dla cennika kurierskiego i „Usługa Paletowa” jak sama nazwa wskazuje dla usług paletowych.

Aby połączyć te tabele w jedną musimy mieć takie same nazwy nagłówków – obecnie tak nie jest. Powyżej widzimy nagłówki dla cennika kurierskiego a poniżej dla usług paletowych.

Najprostszym sposobem byłaby zmiana nazwy nagłówka co możemy wykonać podwójnym kliknięciem w nazwę nagłówka. Ale ja dla celów edukacyjnych pokażę inny sposób.

Najpierw przeniosę nagłówki obu tabel do dolnego wiersza przez co nagłówki zostaną nazwane automatycznie jako Column1 i Column2. Z karty Przekształć wybieram Użyj nagłówków jako pierwszego rzędu.

Teraz gdy nagłówki mają takie same nazwy wybieramy polecenie Narzędzia główne > Połącz > Dołącz zapytania > dołącz zapytania jako nowe.

W oknie Dołączanie wybieramy dwie nazwy tabel, które mają zostać połączone, jak poniżej:

Po wykonaniu tego zabiegu pojawi mi się kolejne zapytanie o nazwie Dołączanie1 zawierające jedną złączoną tabelę cenową.

Aby ta zbiorcza tabela cenowa była bardziej czytelna dodam jeszcze nową kolumnę w zapytaniach z rodzajem usługi dla tabeli „Tabela 1” – słowo „paczki” a dla tabeli „Usługa paletowa” – słowo „paleta”.

Dla każdej tabeli wybieram Dodaj kolumnę > Kolumna niestandardowa

I w oknie wpisuję =”paczki” i =„paleta” (dla drugiego zapytania)

Nowa kolumna pojawiła się w tabeli dla usług kurierskich i usług paletowych oraz w zapytaniu połączonym. W tym zapytaniu połączonym o nazwie „Dołączanie1” usuniemy jeszcze stare nagłówki odznaczając je na liście filtrowania ,która pojawi się po kliknięciu przycisku obok nazwy kolumny.

Następnie zmienimy nazwy nagłówków poprzez dwukrotne kliknięcie w nazwę nagłówków tj. waga, cena , rodzaj i otrzymamy poniższą tabelę cenową.

4. Zamiana PDF na Excel – załadowanie danych do Excela

Taką gotową tabelę jak powyżej możemy załadować z Power Query do Excela w tym celu wybieram w Power Query Narzędzia główne > Zamknij i załaduj

Tabela, którą zaimportowaliśmy do Excela jest bezpośrednio połączona z plikiem html (utworzonym z pliku pdf). Gdy zmienią nam się ceny w pliku pdf wystarczy, że podmienimy plik html i odświeżymy zapytanie a dane zostaną automatycznie zaktualizowane.

Podsumowanie jak wykonać zamianę PDF na Excel

Zmiana pdf na Excel nie jest zbyt skomplikowana, najwięcej czasu poświęcimy na przekształcenie danych w Power Query. Poniżej przedstawiam całą procedurę w skrócie:

1. Otwieramy plik PDF w Wordzie i zapisujemy go w rozszerzeniu .html
2. Po otwarciu pliku Excel ładujemy plik .html do edytora Power Query
3. Wykonujemy przekształcenia w edytorze Power Query
4. Ładujemy dane do Excela