Data w Excelu – jak wstawiać, formatować i aktualizować daty
Z pozoru prosta rzecz, jak wpisanie daty w Excelu, potrafi przysporzyć sporo kłopotów, w szczególności dla osób mniej doświadczonych. Program nie rozpoznaje daty, sortowanie się psuje albo liczby same zmieniają swój format na datę, mimo iż nimi nie są. Excel traktuje daty w specyficzny sposób, ponieważ widzi je nie jako daty, ale jako liczby, które reprezentują kolejne dni od 1 stycznia 1900 roku nam ta liczba wyświetlana jest jako data (np. dzień 27.11.2025 zapisany jest w Excelu jako liczba 45988). To z jednej strony ogromna zaleta (bo można na nich wykonywać przeróżne obliczenia), a z drugiej jest źródłem wielu nieporozumień i błędów.
W tym poradniku pokażę Ci, jak poprawnie wprowadzać, edytować, formatować i wyświetlać daty w Excelu. Dzięki kilku prostym trikom unikniesz błędów i sprawisz, że Twoje arkusze będą działały dokładnie tak, jak chcesz.
A w dalszej części poradnika:
Jak wpisywać datę w Excelu
Excel pozwala wprowadzać daty na kilka sposobów:
- ręcznie,
- skrótem klawiaturowym
- lub za pomocą formuł, które np. automatycznie wstawiają bieżącą datę.
Wybór metody zależy od tego, czy potrzebujesz daty stałej (niezmieniającej się), czy takiej, która będzie aktualizować się za każdym razem, gdy otworzysz plik.
Ręczne wpisywanie dat
Datę możesz wpisać bezpośrednio do komórki. Ważne jednak, aby zrobić to w formacie rozpoznawanym przez Excel. Nowsze wersje Excela bardzo dobrze potrafią odczytać wprowadzaną datę. Problem za to mają starsze wersje tego programu dlatego zaleca się wpisywać datę w formacie jak wyświetla się na zegarze komputera.
Excel automatycznie zamieni wpis na datę, jeśli rozpoznaje format. Jeśli nie, to potraktuje go jak tekst, co później może prowadzić do błędów w sortowaniu i obliczeniach.
Jeśli chcemy mieć pewność, że prawidłowo wpisujemy datę warto wpisać ją za pomocą funkcji DATA() podając kolejno rok, miesiąc, dzień.
Jak wstawić automatyczną datę w Excelu za pomocą funkcji i skrótu klawiaturowego?
Excel umożliwia też szybkie wstawienie dzisiejszej daty bez wpisywania jej ręcznie.
- Ctrl + ; (średnik) – skrót ten wstawia datę dzisiejszą na stałe; to znaczy, że po otwarciu pliku kolejnego dnia data się nie zmieni.
- =DZIŚ() – formuła ta zawsze pokazuje dzisiejszą datę, a więc zmienia się automatycznie każdego dnia.
- =TERAZ() – funkcja ta zwraca bieżącą datę oraz aktualną godzinę; Odświeża się przy każdym przeliczeniu arkusza.
Jak sformatować datę w Excelu
Nawet jeśli data została wpisana poprawnie, to sposób jej wyświetlania może się różnić w zależności od ustawień systemowych lub domyślnego formatu Excela. Dlatego warto wiedzieć, jak zmienić format daty tak, aby prezentował się dokładnie tak, jak potrzebujesz: czy to w formie skróconej, pełnej, czy bardziej czytelnej opisowej.
Aby zmienić sposób wyświetlania daty:
- Zaznacz komórkę lub zakres komórek z datami.
- Kliknij prawym przyciskiem → Formatuj komórki (lub Ctrl + 1)
- Przejdź do zakładki Liczbowe → Data.
W tym miejscu możesz wybrać różne standardowe formaty, takie jak:
- 02.12.2024,
- 2024-12-02,
- 2 grudzień 2024,
- poniedziałek, 2 grudzień 2024.
Excel nie zmienia samej wartości komórki, a jedynie sposób jej wyświetlania. Dzięki temu wciąż możesz wykonywać na niej obliczenia.
Jeśli chcesz natomiast, aby data wyświetlała się w innej formie (np. 02.gru.24), możesz ustawić format niestandardowy.
- Zaznacz komórkę z datą.
- Kliknij prawym przyciskiem → Formatuj komórki (lub Ctrl + 1)
- Wybierz Niestandardowe, np. dd.mmm.rr
Co oznaczają poszczególne elementy:
- dddd – pełna nazwa dnia tygodnia (np. poniedziałek),
- ddd – skrócona nazwa dnia tygodnia (np. pon.)
- dd – dzień miesiąca (np. 02),
- mmmm – pełna nazwa miesiąca (np. grudzień),
- mmm – skrócona nazwa miesiąca (np. gru.),
- mm – miesiąc (np. 12),
- rrrr – pełny rok (np. 2024),
- rr – skrócony rok (np. 24).
Jak wstawić daty po kolei (serie i auto-uzupełnianie)
Excel świetnie radzi sobie z tworzeniem kolejnych dat, więc tu dobra wiadomość – nie musisz wpisywać każdej ręcznie! Wystarczy jedna lub dwie wartości początkowe, a resztę program może wygenerować automatycznie. To szczególnie przydatne, gdy tworzysz oś czasu, plan pracy, harmonogram lub kalendarz miesięczny.
Przeciąganie dat myszką (auto-uzupełnianie)
Najprostszy sposób to przeciągnięcie komórki z datą:
- Wpisz pierwszą datę w kolumnie (np. 02.12.2024).
- Złap mały kwadrat w prawym dolnym rogu komórki (tzw. uchwyt wypełniania).
- Przeciągnij go w dół.
Excel automatycznie utworzy kolejne daty o 1 dzień dalej niż poprzednia.
Natomiast, jeśli chcesz zmieniać daty co tydzień, co miesiąc lub co inny przedział:
- wpisz dwie daty (np. 02.12.2024 i 09.12.2024),
- zaznacz obie
przeciągnij w dół.
Excel sam obliczy sobie odstęp pomiędzy poszczególnymi datami i uzupełni kolejne pola według wzoru.
Wykonanie listy dat za pomocą seri danych
Ta metoda daje większą kontrolę nad sposobem tworzenia dat.
- Wpisz pierwszą datę.
- Następnie wybierz polecenie znajdujące się na karcie Narzędzia główne > Wypełnij >Seria danych
W oknie dialogowym wybierz:- Serie: np. w kolumnie
- Typ: Data
- Jednostka daty: Dni / Miesiące / Lata
- Krok: np. 1, 7
- Zatwierdź
W oknie dialogowym wybierz:
Ta metoda przydaje się do tworzenia:
- dat miesięcznych (np. 01.01, 01.02, 01.03…),
- dat rocznych,
- dat w odstępach co kilka dni.
Automatyczne wstawianie dni roboczych
Excel potrafi generować daty bez weekendów, co idealnie pasuje do grafików pracy czy harmonogramów. Tutaj masz dwie opcje wypełnienia pól.
- Opcja nr 1: przez Serie (w zależności od wersji Excela): Wypełnij → Serie → Jednostka daty → Dni robocze
- Opcja nr 2 to użycie formuły. Jaka jest formuła do funkcji daty w Excelu? Jeśli potrzebujesz serii kolejnych dni roboczych (bez sobót i niedziel), Excel pozwala wygenerować je automatycznie za pomocą funkcji DZIEŃ.ROBOCZY(). Poniżej przykład:
- Wpisz datę początkową w pierwszej komórce, np. w A2: 02.12.2024
- W komórce poniżej (A3) wpisz formułę: =DZIEŃ.ROBOCZY(A2;1)
- Zatwierdź, a następnie przeciągnij formułę w dół.
Excel automatycznie utworzy listę kolejnych dni roboczych, pomijając soboty i niedziele. W tym przykładzie pominięte zostały daty 07-08.12.2024 (będące sobotą i niedzielą).
Dzięki temu nie musisz już ręcznie pilnować weekendów, bo program zrobi to za Ciebie i zachowa pełną ciągłość dat.
Jak wyłączyć automatyczne wstawianie lub zmianę daty
Excel bardzo często interpretuje wpisywane dane jako daty. Wystarczy wpisać 05-03, 1/2, 10.11 albo coś, co choć trochę przypomina format czasu, a Excel sam zamienia to na datę. W wielu sytuacjach jest to wygodne, ale jeśli pracujesz z kodami produktów, numerami katalogowymi, identyfikatorami czy danymi, które nie powinny być datą, automatyczna zmiana może być kłopotliwa. Na szczęście da się nad tym w pełni zapanować. Oto kilka pewnych sposobów, które zatrzymają automatyczne formatowanie.
Ustaw format komórki „tekstowy” przed wpisaniem danych
To najbezpieczniejsza metoda gdy wprowadzasz dane ręcznie a nie wklejasz dane. Jeśli komórka ma format tekstowy, Excel nie będzie próbował zamieniać niczego na datę. Jak to zrobić?
- Zaznacz komórki, w które chcesz wprowadzać dane.
- Kliknij prawym przyciskiem → Formatuj komórki (lub Ctrl+1).
- Wybierz kategorię Tekstowe.
- Zatwierdź i dopiero teraz wpisz dane.
Po ustawieniu formatu tekstowego Excel potraktuje wszystko dokładnie tak, jak wpiszesz.
Wpisz apostrof przed wpisaniem wartości do komórki
Jeżeli potrzebujesz szybko wpisać pojedynczą wartość, bez zmiany formatu komórki, to użyj tego prostego triku – dodaj apostrof przed tekstem: ’05-03
Apostrof nie jest wyświetlany w komórce, ale mówi Excelowi, że to co wpisujemy w komórkę to tekst i ma go nie zmieniać. Ten sposób działa najlepiej dla pojedynczych wpisów lub krótkich list.
Wklej dane jako “Tekst” (Tylko wartości)
Excel bardzo często zmienia wklejane dane na daty, na przykład przy imporcie danych z internetu, CSV lub maila.
Aby temu zapobiec:
- Najpierw ustaw format komórki na Tekstowy tak jak w punkcie “Ustaw format komórki na format “Tekstowy” przed wpisaniem danych”
- Dopiero później wklejaj dane jako wartości (Ctrl +Shfit+ V).
Przy trudnych i skomplikowanych danych warto użyć importu danych za pomocą Power Query.
Częste błędy i szybkie rozwiązania
Praca z datami w Excelu bywa problematyczna, bo program w tle traktuje datę jako liczbę, a użytkownik widzi tylko sformatowaną wersję. To prowadzi do kilku powtarzających się błędów. Na szczęście większość z nich można naprawić w kilka sekund.
Amerykański format zapisywania daty
To jeden z najczęstszych problemów. Excel potrafi wczytać datę w formacie mm/dd/yyyy, nawet jeśli pracujesz w polskich ustawieniach.
Przykład: Wpisujesz 03.05.2024, a Excel interpretuje to jako 5 marca 2024, bo widzi “03/05”.
Dlaczego tak się dzieje? Bo Excel próbuje dopasować wpis do formatu regionalnego. Jeśli rozpoznaje go inaczej niż Ty, to data wyświetla się błędnie.
Szybkie rozwiązania:
- używaj formatów jednoznacznych, np. rrrr-mm-dd,
- zmień format komórki na Data → Polski (Formatuj komórki → Liczby),
- jeśli Excel mimo wszystko błędnie interpretuje, wpisz datę apostrofem: '03.05.2024, a następnie zmień format ręcznie.
Błąd #ARG! w formułach z datami
Błąd #ARG! pojawia się, gdy Excel nie potrafi przeliczyć argumentu daty wewnątrz formuły. Najczęściej oznacza to, że:
- w formule użyto tekstu zamiast daty,
- jedna z użytych dat ma zły format (Excel jej nie rozpoznaje),
- formuła dodaje liczbę do błędu,
- taka data nie istnieje (np. 31/11/2024).
Szybkie rozwiązania:
- upewnij się, że wszystkie daty są prawdziwymi datami (zmień format na “Liczbowe”: prawidłowa data to liczba ≥ 1),
- zamień tekst na datę funkcją DATA() lub DATA.WARTOŚĆ(),
- sprawdź, czy formuła nie odwołuje się do pustej lub błędnej komórki.
Brak aktualizacji daty po otwarciu pliku
Wielu użytkowników zakłada, że Excel automatycznie odświeża wszystkie daty w arkuszu. Tak dzieje się jednak wyłącznie w przypadku funkcji dynamicznych, takich jak:
- =DZIŚ() – aktualna data,
- =TERAZ() – data i godzina.
Daty wpisane ręcznie lub dodane skrótem Ctrl + ; pozostają niezmienne. Aby data zmieniała się automatycznie przy każdym otwarciu pliku, warto korzystać z funkcji =DZIŚ() zamiast wpisywać ją ręcznie. Można też wymusić przeliczenie arkusza klawiszem F9 aby natychmiast dodać aktualną datę.
Gdy zależy Ci na zachowaniu stałej daty, wystarczy zamienić formułę na wartość: Kopiuj → Wklejanie specjalnie → Tylko wartości (lub Ctrl + Shift + V).
Podsumowanie + przykłady i ćwiczenia w pliku xls
Praca z datami w Excelu może wydawać się z początku prosta, ale szybko okazuje się, że kryją się za nimi różne niuanse: odmienne formaty, automatyczne zmiany wpisów, trudności z sortowaniem czy błędy w formułach. W tym poradniku pokazałem Ci kilka najważniejszych funkcje i narzędzi, które pomogą uporządkować daty, wprowadzać je szybciej i w pełni nad nimi panować.
Najważniejsze wskazówki z tego artykułu:
- daty można wpisywać ręcznie, skrótem klawiaturowym lub przez funkcje =DZIŚ() i =TERAZ(),
- Excel pozwala formatować daty w dowolny sposób (od numerów po pełne nazwy dni tygodnia),
- serie dat można tworzyć przeciągnięciem lub funkcjami automatycznymi,
- dni robocze (z pominięciem weekendów) wygenerujesz funkcją DZIEŃ.ROBOCZY(),
- niektóre wartości wyglądające jak daty wcale nie powinny być konwertowane (można to łatwo zablokować),
- błędy związane z datami zazwyczaj wynikają z niepoprawnych formatów lub tekstu zamiast daty.
Aby łatwiej przećwiczyć wszystkie przykłady, przygotowałem specjalny plik, w którym znajdziesz:
- przykłady formatów dat,
- demonstrację funkcji DZIŚ(), TERAZ((), DZIEŃ.ROBOCZY(),
- serię dat tworzonych przeciąganiem,
- przykładowe błędy i sposoby ich naprawy,
- gotowe komórki z różnymi odmianami formatowania.
Dzięki temu możesz przetestować każdą funkcję i od razu zobaczyć, jak Excel zachowuje się w praktyce.
Tutaj pobierz plik przykładów i ćwiczeń do samodzielnego wykonania
SUMA.WARUNKÓW() w Excelu – sumowanie z wieloma warunkami
SUMA.WARUNKÓW() to istotna funkcja analityczna w Excelu. Pozwala sumować wartości na podstawie dwóch lub więcej warunków jednocześnie, dzięki czemu idealnie sprawdza się w raportach sprzedaży, analizach finansowych i zestawieniach okresowych.
SUMA.JEŻELI() w Excelu, czyli jak sumować na podstawie warunku
W tym artykule pokażę Ci krok po kroku, jak działa SUMA.JEŻELI(), jak poprawnie zapisywać warunki liczbowe i tekstowe, jak korzystać z symboli wieloznacznych oraz na co uważać, gdy formuła nie
Jak zrobić wykres w Excelu – instrukcja krok po kroku
Wykresy w Excelu służą do szybkiego i czytelnego przedstawiania danych. Zamiast analizować kolumny liczb, możesz w kilka sekund zobaczyć zależności, porównać wartości albo sprawdzić, jak dane zmieniają się w czasie.
Skróty Klawiszowe Excel Przy Edycji i Wpisywaniu Danych. Najważniejsze Skróty Klawiszowe Excel.
15 najważniejszych skrótów klawiszowych w Excelu, które znacząco przyspieszą Twoją pracę przy edytowaniu i wprowadzaniu danych! 🚀 Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym, czy zaawansowanym użytkownikiem Excela, te skróty pozwolą
Przydatne Triki w Excelu, Które Usprawnią Twoją Pracę!
Najlepsze triki w Excelu. Odkryj 5 niezwykłych trików w programie Excel, które mogą znacząco usprawnić Twoją pracę. Dowiedz się, jak wykorzystać niestandardowe skróty klawiaturowe, głęboko ukryć arkusze czy szybko znajdować
Niestandardowe Formatowanie Komórek Excel
Formatowanie komórek Excela w trybie niestandardowym jest sposobem wyświetlana danych w komórce, natomiast niekoniecznie jest wartością tej komórki.
Wartość komórki zawsze wyświetlona będzie w pasku formuły natomiast sposób jej
do osób, które chcą nauczyć się podstaw Excela za darmo w mniej niż godzinę.
Darmowy Kurs Excel dla początkujących